Home office: o que você precisa saber sobre trabalhar em casa


Por Reinaldo Miguel Messias, via o www.mundosebrae.com.br
O assunto “home office” é fascinante e a cada dia que passa me atrai mais.
Descobri, graças a alguns jornalistas, que responder perguntas acaba deixando o assunto mais interessante do que explorá-lo na forma de um artigo. Ainda que generalista, aborda-se pontos relevantes.

Você concorda?

Por que empreender em casa pode ser um bom negócio?
Porque facilita o equilíbrio harmônico entre atividades pessoais e empresariais de forma a possibilitar ganho em qualidade de vida. Isto acontece através da melhor equalização de tempo entre estas atividades.

Quais os desafios que esse tipo de empreendedor enfrenta quando comparado com aqueles que optam por ter um negócio no modelo tradicional?
Os principais desafios serão:
  • Garantir privacidade entre a vida pessoal e o ambiente de negócios
  • Garantir segurança pessoal tendo em vista que pessoas desconhecidas freqüentam sua casa
  • Garantir em seu espaço organização e profissionalismo
  • Garantir através de planejamento o equilíbrio lucrativo entre “Home” e “Office”
  • Garantir profissionalismo em seus colaboradores e não apenas amizade.
Quais os riscos?
  • Falta de compromisso com horários
  • Não ter limites claros e definidos entre a vida familiar e empresarial
  • Excesso de permissividade que transforma clientes em “amigos íntimos”
  • Dispensar controles por acreditar na “simplicidade da operação”
  • Tratar colaboradores como amigos da família
O que é preciso para ter sucesso ao manter o seu negócio em casa?
Acredito que sejam basicamente os mesmos ingredientes de qualquer negócio:

  • PROPÓSITO claro e bem determinado indicando seus objetivos e os caminhos que serão trilhados
  • PROCESSOS de negócio, que mesmo simples se orientam em:
  • FAZER, transformar desejos dos clientes em suas potenciais soluções

  • VENDER, trazer o dinheiro da rua para dentro de casa através das soluções realizadas
  • CONTROLAR, apontar esforços e resultados conseguidos pelo FAZER e VENDER
  • LIDERAR, tomar decisões orientadas pelos controles e análises
  • PESSOAS competentes, esclarecidas e atualizadas para atender e viabilizar soluções
  • PARCERIAS, rede de contatos voltados a indicar e viabilizar negócios.
  • PRAZER, ter paixão em “tocar” o que se iniciou!
Trabalhar em casa limita o crescimento da empresa?
É uma questão relativa. Depende do grau de infraestrutura que o negócio comece a demandar. Pode haver limitação pelo espaço físico, pela questão de segurança, por fatores de legislação etc.

Quais os melhores tipos de negócios para empreender em casa?
Atividades de cunho “personal” (training, fashion, stylist, fitness.) que se deslocam até o cliente, bem como prestação de serviços de comunicação empresarial, serviços de agenciamento e intermediação.

Quais os menos indicados?
Aquelas que não possam formalmente ser constituídas na residência por não se adequarem a qualquer legislação federal, estadual ou municipal.

Quais as principais diferenças na vida de quem optou por trabalhar em casa?
Se por um lado ganha-se liberdade, a contrapartida é o aumento de responsabilidade e um aprofundamento do senso de planejamento.
  • Tem mais liberdade para administrar seu tempo e ritmo de atividades
  • Tem mais flexibilidade para conjugar atividades pessoais e profissionais.
  • Ganho em qualidade de vida pela redução do estresse de deslocamento
  • Diminuição do estresse pela possibilidade de passar mais tempo com a família.
  • Há maior facilidade para cuidados com saúde pessoal, envolvendo hábitos alimentares e cuidados médicos, quando devidamente entendidos como prioritários.
  • Ganho de tempo para capacitações e aprendizagens, quando entendidas como essenciais.
  • Geralmente utiliza mais que as costumeiras 8:00 h diárias em trabalho.
  • Maior liberdade para adequação de vestuário.
  • Aumento da organização e produtividade, ocasionado pelo maior grau de planejamento de tarefas.
Como começar seu home office?
A questão HO tem dois focos. O primeiro quando a empresa em que o interessado atua propõe que as atividades sejam realizadas através de ambientes virtuais, estabelecendo a não necessidade de comparecimento físico pleno. Nesta situação o “módus operandi” já vai junto com o pacote. São estabelecidas as atividades, as metas e os resultados atingidos periodicamente.

O trabalho em HO visa apenas atingir resultados trabalhando em outro espaço físico. Eliminam-se espaços, recursos e até mesmo alguns níveis de supervisão. Nesta condição, começar é uma questão apenas de data!

O segundo foco surge por decisão do interessado que diante de um cenário de oportunidades ou necessidades decide empreender colocando sua base (Office) dentro de sua casa (home). Aqui não há pacote pronto. Deverá, dentro de um Propósito de Negócios, estabelecer os devidos Processos para estabelecer Parcerias voltadas a realização de metas pessoais/empresariais.

O que é preciso ter com relação à estrutura física?
A questão fundamental está ligada a privacidade. Neste momento é uma questão fundamental pensar mais em Office que em Home. Sempre que possível é fundamental isolar uma área do convívio familiar e lá estabelecer sua base de negócios.

Hoje com o barateamento dos equipamentos de informática e comunicação é relativamente barato criar um ambiente funcional para administrar e elaborar suas atividades de cunho intelectual e caso exerça atividades de cunho manual, encontre um local adequado que não interfira com as atividades de seus familiares. Parafraseando o dito popular “Menino que empina a pipa é que sabe o peso da linha”. A estrutura física deverá ser adaptável á atividade e não o oposto!

E com relação à parte legal, documentação?
Antes de tudo ressalto a necessidade de formalização. A regularização da atividade é fundamental para o cumprimento das legislações e o bom andamento dos negócios. Consulte junto a prefeitura de seu município sobre a possibilidade de abertura de empresa em seu local de domicílio.

Há normas municipais próprias que regulam as atividades que podem ou não ser exercidas além de estabelecer as devidas condições.Várias atividades podem ser incluídas na figura de Micro Empreendedor Individual e gozarem de facilidades e benefícios legais. Vale a pena consultar um contabilista em sua região.

Quanto é necessário investir?
Cada caso é um caso quando tratamos de investimento em HO.Vou tentar agrupar situações que não devem ser desprezadas durante a fase de planejamento, na qual visualizamos as necessidades de investimento a fim de verificar nossa capacidade de realização
  • Reserve recursos para reforma e adequação funcional do espaço de trabalho
  • Reserve recursos para equipamentos, mobiliários e utensílios
  • Reserve recursos para divulgação de suas atividades nos canais de comunicação adequados.
  • Reserve recursos para formalização e regularização da atividade
  • Reserve recursos para eventuais imprevistos como quebra ou troca de equipamentos ou contratação de serviços de apoio.
Quais as vantagens e desvantagens do home office?
Maior vantagem: facilidade de deslocamento e locomoção bem como custos fixos reduzidos

Maior desvantagem: atividades familiares fazem parte da rotina de atividades do empresário; o excesso de liberdade que deve ser utilizada com extrema responsabilidade profissional; encurtamento do período de férias anual em função de compromissos assumidos com clientes.

Como é a rotina de quem trabalha em casa?
A primeira adequação diz respeito ao inicio das atividades laborais. Como você reduziu o tempo de deslocamento para quase zero, recomendamos que utilize esse ganho em qualidade de vida! Faça alongamentos e caminhada se possível, prepare um desjejum apropriado e participe de atividades familiares como levar filhos ao colégio. Lembre-se que o horário comercial é aquele em que você e seus clientes devem permanecer plenamente conectados. Sendo assim não envolva atividades familiares nesse horário.

Use roupa de quem está trabalhando! Deixe de lado a bermuda a sandália, ou pior o pijama!

A sobriedade e profissionalismo deverão estar presentes a todo o momento. Cartão de visitas, atendimento telefônico e ausência de ruídos “caseiros” são fundamentais para criar o clima mais Office que Home.

Assim, crie um expediente para almoço e combine com os clientes. Se não possuir um serviço de secretária, utilize uma secretária eletrônica e serviço de transferência de chamadas se for o caso.

Faça uma rotina de inicio e final de expediente, sempre administrando compromissos de maneira formal. Há programas interessantes e gratuitos que podem lhe ajudar a organizar compromissos através do computador.

Evite intercalar atividades familiares com sua agenda de trabalho. Caso seja imprescindível faça sem prejuízo de suas atividades empresarial.Planeje-se e programe-se bem.

O que é preciso mudar na rotina para desenvolver um bom trabalho em casa?
Acredito que os ambientes de trabalho no mundo atual sejam extremamente solidários e colaborativos, prezando o trabalho em equipe. Assim, o trabalho em home fica praticamente reduzido a um Office de uma pessoa só. O solidário contato pessoal é trocado pelo solitário trabalho virtual. A primeira grande mudança deverá ser aprender a trabalhar colaborativamente mesmo de forma virtual, trocando informações e conhecimentos de forma abrangente e global!

Quais segmentos são os mais recomendados para o trabalho de home office?
Notoriamente atividades de cunho intelectual onde o fim é comercialização de soluções encontram um bom ambiente para desenvolvimento.

Atividades de cunho “personal” (training, fashion/stylist/ fitness.) que se deslocam até o cliente, bem como prestação de serviços de comunicação empresarial, serviços de agenciamento e intermediação são exemplos de atividades que podem ser “tocadas” em Home Office.

São atividades que a base do sucesso é propiciada pelo conhecimento e relacionamento pessoal do empreendedor. Isto é um grande facilitador!

O que muda na vida profissional da pessoa que resolve trabalhar em casa?
  • Valorização do convívio familiar
  • Redução do nível de estresse
  • Melhoria no senso de planejamento e organização
  • Uso mais racional do tempo de trabalho
Como estabelecer e respeitar os horários?
Certa feita um fumante inveterado perguntou a um monge budista como faria para parar de fumar. O monge pergunta de volta ao fumante se ele fumava durante suas viagens de Metro, ao que o fumante responde evidentemente que não. Assim, concluiu o sábio “Pense a todo o momento que você está no Metro!”

Então parafraseando o monge “Pense a todo o momento que você está no trabalho e não em casa”!

Elabore seu planejamento diário. Depois de analisado faça dele o seu credo. Para cada êxito, comemore e se presenteie com algo que valorize seu esforço

Pode ser um momento de relax na varanda ou uma água da geladeira! O que importa é estar em busca da excelência sem acompanhamento de nenhuma chefia!

Para quem tem família, filhos, esta é a melhor opção?
Pode ser que sim, mas também pode ser que não. Vai depender da atividade, do espaço, do tipo de trabalho desenvolvido, e das necessidades que a família apresenta naquele momento. Vejo duas situações distintas.

Vamos entender que Vilfredo e Heloisa Schurmann que fizeram das viagens marítimas com a família o seu negócio podem ser exemplos de uma situação onde a família inteira participa do negócio e não deixam de lado seus vínculos e relações familiares. É um perfeito “BOAT OFFICE”!

Quem pode imaginar numa situação hipotética o Lineu da Grande Família trabalhando em casa?

Esta opção de trabalho deve compatibilizar então o perfil e comportamento empreendedor com o próprio ambiente familiar e verificar sua compatibilidade.

Qual o futuro do home office? É uma tendência?
Hoje em dia percebemos que se pode ser produtivo mesmo trabalhando fora do ambiente de trabalho. Os modernos meios de trabalho colaborativo como as Redes de Conhecimento e ferramentas de conhecimento coletivo permitem interações on-line com fácil acompanhamento de resultados e possibilitam até mesmo contar com soluções profissionais em outro meio físico seja estado ou país.

Num tempo em que o trânsito de veículos e logística é problema mundial nos grandes centros econômicos e onde o tempo de efetivação e vida das soluções se reduz dia a dia, produzir soluções em casa parece ser um futuro tangível.

Agrega qualidade de vida, redução de investimentos e custos menores com rapidez e agilidade de resposta.

Quantas pessoas atuam como home office no Brasil?
Em 2009 , matéria do Jornal hoje dava conta de 4,5 milhões. Creio que com o advento do MEI (micro empreendedor individual) este numero seja hoje superior a 5,0 milhões.

Veja no YouTube:

As empresas preferem esses profissionais? Por que?
Costumeiramente são questões de custo benefício. Menos gastos fixos envolvidos com mesmos resultados oferecem um ganho para a empresa contratante.

Quem trabalha em casa, trabalha mais?
Via de regra quando comparado profissionais com mesmas características é comum perceber um adicional de até 30% a mais para os que trabalham em casa

Quais os cuidados que é preciso tomar para não deixar o trabalho tomar todo o seu tempo?
Aqui vão algumas dicas:
  • Poucas atividades são muito importantes. Use a regra dos 80% das ações x 20% da importância!
  • Qualidade é o que faz o bom trabalho se ajustar ao tempo! E não o contrário!
  • Programe seu tempo em atividades de hora em hora.
  • Se você tiver muitas tarefas pequenas, agrupe-as e faça-ás de uma vez.
  • Faça sempre o mais importante antes. O que sobra por fazer talvez nem precise ser feito.
  • Evite interrupções e pessoas que interrompem!
  • Dificulte ser interrompido: busque privacidade.
  • Planeje suas reuniões, fixando os objetivos e a pauta.
  • Tenha sempre uma segunda opção se a ação programada não puder ser executada.
  • Programe folgas na sua agenda para atender imprevistos.
  • Procure atender pessoas em períodos pré-determinados e agendados, mesmo que sejam familiares!
É importante ter um espaço separado dos demais cômodos da casa?
É tão bom quanto ter um website bem elaborado. O espaço não necessáriamente necessita ser descontínuo da casa, mas necessariamente precisa ser de domínio exclusivo do empresário. Lá ele deverá organizar seus documentos , utensílios, dados e ferramentas de trabalho. Lá ocasionalmente ele poderá receber algum contato de negócios caso seja necessário. Caso seja apenas necessária um espaço de reuniões há escritórios disponíveis para locação de salas nas grandes cidades.Lembrar sempre que está em jogo não só o seu Office, mas a segurança de seu HOME.

Outras boas dicas sobre home office
  • Defina suas metas profissionais e pessoais
  • Escreva seus objetivos. Você poderá vê-los e avaliá-los melhor.
  • Defina objetivos a curto, médio e longo prazo.
  • Leve em consideração a importância e a urgência.
  • Faça planos e cronograma de ações para objetivos muito importantes
  • Muito importante muito tempo! Pouco importante menos tempo!
  • Nunca perca o objetivo das reuniões, encontros e entrevistas!
  • No final dos encontros resuma os resultados e próximas ações por escrito.
  • Reserve espaço para suas atividades pessoais. Elas são muito importantes, mas aja com flexibilidade.
  • Ao planejar pergunte sempre; O quê? Por quê? Quando e Como?
  • Não confie na memória! Lance mão de uma agenda seja ela qual for!
  • Redes sociais são ferramentas de auxílio e não meios de consumir seu pouco tempo.
  • Guarde os históricos e meça seu desempenho pessoal!
  • Se ainda assim faltar tempo, que tal buscar uma secretária para ajudá-lo?

Direito e Gestão Empresarial

Comentários

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